Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website und in der TILVO-App ist:

TILVO hat Schloss und App selbst entwickelt. Sie haben es bei allen Fragen zum Datenschutz daher mit genau einem Ansprechpartner zu tun.

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung dieser Website, zur Bearbeitung Ihrer Anfragen, zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder zur Erfüllung von Verträgen erforderlich ist. Rechtsgrundlagen sind insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. a (Einwilligung), lit. b (Vertrag), lit. c (rechtliche Verpflichtung) und lit. f (berechtigtes Interesse) DSGVO.

3. Hosting und Server-Logdateien

Beim Aufruf dieser Website werden durch den Hosting-Anbieter automatisch Informationen in sogenannten Server-Logdateien gespeichert. Dazu gehören IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite, Browsertyp und Betriebssystem. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Sicherstellung eines stabilen und sicheren Betriebs der Website. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen findet nicht statt.

4. Anfrage- und Kontaktformulare

Wenn Sie uns über das Anfrageformular, das Rückrufformular oder per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten (z. B. Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Postleitzahl, Angaben zu Ihrem Anliegen sowie gewünschte Termine) ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und zur Anbahnung eines Vertragsverhältnisses. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Ihre Daten werden nicht ohne Ihre Einwilligung an Dritte weitergegeben und gelöscht, sobald sie für die Bearbeitung nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

5. Kundenportal und Registrierung

Für Kundinnen und Kunden stellen wir ein geschütztes Kundenportal bereit. Bei der Registrierung und Nutzung verarbeiten wir Ihre Zugangsdaten (E-Mail-Adresse, verschlüsselt gespeichertes Passwort) sowie die im Portal hinterlegten Daten (z. B. Adresse, Geräte-Seriennummern, registrierte RFID-Chips, Support-Tickets). Die Verarbeitung erfolgt zur Vertragserfüllung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

6. Support- und Ticketkommunikation

Bei der Meldung technischer Anliegen oder der Vereinbarung von Rückrufen verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten, die Beschreibung des Anliegens sowie gegebenenfalls die Seriennummer Ihres Geräts, um Ihnen Unterstützung zu leisten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

7. E-Mail-Versand

Für den Versand transaktionaler E-Mails (z. B. Zugangsdaten zum Kundenportal, Bestätigungen, Antworten auf Support-Anfragen) setzen wir einen E-Mail-Dienstleister ein, mit dem eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO besteht. Es findet kein Versand von Werbe- oder Newsletter-E-Mails ohne Ihre ausdrückliche Einwilligung statt.

8. Cookies

Diese Website verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies und vergleichbare Speichermechanismen, die für den Betrieb der Website und des Kundenportals erforderlich sind (z. B. zur Sitzungsverwaltung nach der Anmeldung). Es werden keine Analyse-, Tracking- oder Marketing-Cookies ohne Ihre Einwilligung eingesetzt.

9. Ihr Konto in der App

Um die App zu nutzen, legen Sie ein Konto an oder erhalten von uns Zugangsdaten. Dabei verarbeiten wir:

• Name, E-Mail-Adresse und auf Wunsch Telefonnummer
• ein verschlüsseltes Passwort (wir können es selbst nicht lesen)
• Anschrift des Montageorts, soweit Sie uns diese bei Auftrag mitgeteilt haben
• Seriennummer und Aktivierungsdatum Ihres Schlosses
• Anmeldezeitpunkte, um Ihr Konto vor Missbrauch zu schützen

Wofür: Anmeldung, Zuordnung Ihres Schlosses, Garantie und Support. Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und unser berechtigtes Interesse an der Sicherheit Ihres Kontos (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

10. Zutrittsrechte

Als Eigentümer bzw. Verwalter des Schlosses können Sie anderen Personen Zutritt gewähren – etwa Familienmitgliedern, Mitarbeitenden, Reinigungskräften oder Gästen einer Ferienwohnung. Dafür verarbeiten wir:

• Name bzw. Bezeichnung der berechtigten Person (z. B. „Gast Wohnung 2“)
• E-Mail-Adresse oder Telefonnummer, falls Sie eine Einladung per App versenden
• Art des Zutritts: App, RFID-Chip oder Fingerabdruck
• Gültigkeit: dauerhaft, befristet oder zu bestimmten Zeiten
• Kennungen der zugeordneten RFID-Chips

Ihre Verantwortung

Wenn Sie Daten anderer Personen eintragen, informieren Sie diese bitte darüber, dass sie als Zutrittsberechtigte in Ihrer TILVO-App geführt werden. Bei gewerblicher Nutzung (z. B. im Büro oder bei Vermietung) sind Sie für diese Daten in der Regel selbst verantwortlich, und wir verarbeiten sie in Ihrem Auftrag.

Fingerabdrücke

Fingerabdrücke werden direkt im Schloss als verschlüsseltes Merkmalsmuster gespeichert – nicht als Bild und nicht auf unseren Servern. In der App sehen Sie nur, dass und für wen ein Fingerabdruck hinterlegt ist. Löschen Sie einen Fingerabdruck, wird er im Schloss entfernt. Die Speicherung erfolgt ausschließlich mit Einwilligung der betroffenen Person (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO).

11. Nutzung des Schlosses

Damit Sie nachvollziehen können, wer wann Zutritt hatte, erfasst das Schloss:

• Öffnungs- und Schließvorgänge mit Datum und Uhrzeit
• die verwendete Zutrittsart und die zugehörige Person bzw. den Chip
• erfolglose Öffnungsversuche
• technische Zustände wie Batteriestand, Firmware-Version und Fehlermeldungen

Bluetooth: Beim Öffnen per App kommuniziert Ihr Smartphone direkt und verschlüsselt mit dem Schloss. Die Protokolle werden bei der nächsten Verbindung mit der App synchronisiert.

Gateway (optional): Wenn Sie das WLAN-Gateway für den Fernzugriff nutzen, werden Befehle und Protokolle verschlüsselt über unsere Server übertragen. Ohne Gateway bleibt der Fernzugriff ausgeschaltet.

Standort: Wir erstellen keine Bewegungsprofile. Ihr Smartphone-Betriebssystem kann für Bluetooth eine Standortberechtigung verlangen; die App nutzt sie nur, um das Schloss in der Nähe zu finden, und speichert Ihren Standort nicht.

12. Berechtigungen der App

• Bluetooth – zum Öffnen und Einrichten des Schlosses
• Benachrichtigungen – z. B. bei niedrigem Batteriestand oder Öffnungen (abschaltbar)
• Kamera – nur zum Scannen der Seriennummer bei der Aktivierung

Alle Berechtigungen können Sie in den Einstellungen Ihres Smartphones jederzeit widerrufen.

13. Support und Tickets in der App

Melden Sie ein Problem über die App oder das Kundenportal, verarbeiten wir Ihre Nachricht, die Seriennummer und – nur wenn zur Fehlersuche nötig und mit Ihrem Einverständnis – technische Protokolle des Schlosses.

14. Eingesetzte Dienste und Weitergabe an Dritte

Wir geben Ihre Daten nicht zu Werbezwecken weiter. Für den technischen Betrieb der App setzen wir sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, die strikt nach unserer Weisung arbeiten und vertraglich nach Art. 28 DSGVO gebunden sind:

Supabase (Konten und Datenbank)

Ihre Kontodaten, Zutrittsrechte und Öffnungsprotokolle werden auf Servern von Supabase (Supabase Inc., USA) gespeichert. Supabase stellt für uns die Datenbank und die Anmeldung (Authentifizierung) bereit und verarbeitet die Daten ausschließlich in unserem Auftrag. Die Daten werden in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union gehostet; soweit dennoch eine Übermittlung in die USA erfolgt, ist sie durch EU-Standardvertragsklauseln abgesichert.

Google Cloud (Infrastruktur und Benachrichtigungen)

Für den Betrieb der App nutzen wir Dienste der Google Cloud (Google Ireland Limited bzw. Google LLC), etwa für den verschlüsselten Datenaustausch zwischen App, Schloss und Gateway sowie für Push-Benachrichtigungen an Ihr Smartphone (Firebase Cloud Messaging). Auch hier verarbeitet Google die Daten nur in unserem Auftrag; eine Übermittlung in Drittländer ist durch EU-Standardvertragsklauseln bzw. den EU-US Data Privacy Framework abgesichert.

Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU erfolgt grundsätzlich nur, wenn ein angemessenes Schutzniveau sichergestellt ist.

15. Speicherdauer

• Kontodaten: solange Ihr Konto besteht
• Öffnungsprotokolle: bis zu 12 Monate, danach automatische Löschung
• Zutrittsrechte: bis Sie diese entziehen oder sie abgelaufen sind
• Rechnungs- und Vertragsdaten: entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (bis zu 10 Jahre)

16. Sicherheit

Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre Daten gegen Verlust, Manipulation und unbefugten Zugriff zu schützen. Die Übertragung dieser Website sowie die Kommunikation zwischen App, Schloss und Servern ist verschlüsselt. Passwörter werden ausschließlich verschlüsselt (gehasht) gespeichert; der Zugriff unserer Mitarbeitenden ist auf das für den Support Notwendige beschränkt. Bitte schützen Sie auch Ihr Smartphone mit einer Displaysperre.

17. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte:

• Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung an die oben genannte Adresse. Zudem haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO), etwa beim Bayerischen Landesamt für Datenschutzaufsicht.

Für die Löschung Ihres App-Kontos genügt eine kurze Nachricht an info@tilvo.de. Bitte setzen Sie das Schloss vor einer Weitergabe auf Werkseinstellungen zurück.

18. Änderungen dieser Erklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn sich unsere Leistungen oder die Rechtslage ändern. Wenn sich die App weiterentwickelt, passen wir die Erklärung ebenfalls an und informieren Sie über wesentliche Änderungen in der App. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.